Spisová služba

Modul slouží ředitelství školy k evidenci spisové služby.
S ohledem na nižší zájem ze strany škol (specializovaný SW školám zpravidla pořizují zřizovatelé) další rozšíření funkčnosti (pro splnění všech požadavků národního standardu na el. spis. službu) neplánujeme.
autor: František Zouhar
            Milan Sourada, BAKALÁŘI software s.r.o.

---

Instalace

Pro instalaci je třeba stáhnout a dekomprimovat soubor ShSpisSl.zip.
Stáhnout soubor ShSpisSl.zip
V adresáři BAKALARI\EVID\S1 založte adresář SPIS_SL, v něm dekomprimujte ShSpisSl.zip. V modulu Bakalář pak již naleznete aplikaci spisová služba.
Je nutno používat verzi programu Bakaláři 09/10 z června 2010 či novější.

---

Funkce programu

Aplikace SPISOVÁ SLUŽBA nahrazuje předcházející aplikaci PODATELNA. Vychází z legislativních změn, které vstoupily v platnost dne 1. 7. 2009 Jedná se o tyto zákonné normy:
Zákon č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
Vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.
Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.

Provázání s jinými moduly

V modulu Přijímací zkoušky - zápis do 1. třídy lze v nabídce Správce provést Export dat do modulu SPISOVÁ SLUŽBA.

Práce v kartě

Dokumenty, které k sobě patří, se vkládají v elektronické podobě ve spisovně – dokumenty. Po zapsání nového dokumentu v elektronické podobě se doplní spisové číslo, které je jednoznačné pro příslušný dokument. U kompletního spisu doplňte datovou položku vyřízeno. Datum uložení ve spisovně zapište, když již s dokumentem dále nebudete pracovat, popř. došlo k ukončení jeho platnosti. Ve spisovně se automaticky doplní rok, kdy bude spis vyřazený.
Položky, které musí být vyplněny
Vysvětlivky:
červeně – musí být vyplněno
modře - vyplnění podle situace
žlutě - až nastane doba uložení do spisovny, popř. údaje o vypůjčení a vyřazení

Záložka spisovna - dokumenty je určena k uložení dokumentů ve spisu v elektronické podobě. Ve spodní části jsou doplňující údaje o půjčení a záznam o vyřazení ze spisovny.

Vkládání dokumentů v elektronické podobě
V části karty Spisovna – dokumenty vybereme Dokumenty v elektronické podobě. Přidáme nový dokument, zapíšeme datum a popis dokumentu. Číslo se vygeneruje automaticky. Dalším krokem je přidání dokumentu (text, tabulka, obrázek). Dokument je možné číst, editovat popř. zrušit. Takto vytvořené dokumenty vytvoří spis, který se v listinné podobě ukládá do pořadače. Dokumenty vytvořené ze sestav v Evidenci uložte v elektronické podobě a ve spisové službě proveďte import. Dokumenty stažené z datové schránky vložte podobně jako ostatní dokumenty.

Číselníky
Před prací se spisovou službou upravte, popř. vytvořte číselníky pro následující položky:
Obsah – název nejčastěji používané názvy dokumentů
Značka čísla jednacího – dle zvyklostí ve škole se asi doplní zkratka organizace
Spisová značka vyplněný číselník obsahuje nejčastěji používané označení spisů ve školách, skartační znak a skartační lhůtu. Tento číselník před používáním spisové služby upravte dle vlastního skartačního plánu
Do položky Odesílatel/adresát vyplňte nejčastěji používané odesílatele a adresáty
Číselníky se doplňují z nabídky data/definice číselníků nebo přímo v kartě kliknutím na příslušnou položku a stiskem kombinace kláves CTRL+O.
Relace položek s jinými položkami
V záhlaví stránky při zapsání nového dokumentu se vyplní značka čísla jednacího, spisová značka a po zapsání data doručení se automaticky vyplní číslo jednací a spisové číslo a rok. Současně s vyplněním spisové značky se doplní ve spodní části karty skartační znak a skartační lhůta. Z příruční registratury se dokumenty ukládají do spisovny (jsou to uložené a nepoužívané dokumenty). Uložení do spisovny se zaznamená datem uložení a současně v záložce spisovna - dokumenty se doplní rok vyřazení dle skartačního plánu školy. Položka PSČ je v relaci s položkou adresa – vyplňuje se podobně jako v EVIDENCI
Filtry
V aplikaci jsou předdefinované 3 filtry
Aktuální kalendářní rok
Nevyřízené položky v aktuálním roce (filtr slouží k vybrání položek, u nichž není doplněno datum vyřízení)
Výběr příslušného roku
Řazení dat
Datum doručení
Jednací číslo
Spisové číslo

Tiskové sestavy (ukázky záhlaví stránek)

Podací protokol – tisknout vždy zpětně za kalendářní rok

Archivní kniha

Kniha doručené a odeslané pošty v roce

Složka spisu – seznam položek v elektronické podobě, které vytvářejí spis

Dále je možné tisknout seznamy vyřazených položek, návrh na skartaci, seznam vypůjčených položek aj.